حين يتردد المقبولون: دليل لرفع معدل الالتحاق بعد القبول

ما بين 8% و40% من الطلاب الذين يخططون لدخول الجامعة لا يلتحقون بها في الخريف، وهي خسارة يسميها الباحثون «التسرب الصيفي» (Castleman وPage، مجلة Social Science Quarterly، 2014، بيانات أمريكية).

بعد القبول، لم يحسم الطلاب أمرهم بعد. إنهم يقارنون بين الجامعات، ويوازنون بين العروض، ويتخذون قرارهم الأخير. والمؤسسات التي تواصل الحديث معهم طوال هذه الفترة هي التي تفوز بالتحاقهم.

يُحسم معدل الالتحاق بعد القبول خلال 4 إلى 8 أسابيع، بين «نعم» واليوم الأول. ومعظم المؤسسات تصمت في هذه الأسابيع بالذات. أما التي لا تصمت، فتفوز.

أين تخسر المؤسسات معدل الالتحاق بعد القبول

تُرسل رسالة القبول. ثم يتوقف العمل.

معظم فرق القبول تتعامل مع القبول كأنه خط النهاية. ويبقى الطالب وحده مع:

• أسئلة بلا إجابة عن السكن، والمساعدات المالية، والمقررات، وإجراءات التأشيرة، واختيار زميل السكن
• خطوات تالية غير واضحة لتأكيد التحاقه
• ردود متأخرة على مخاوف صغيرة لكنها حقيقية، تظهر بين «نعم» واليوم الأول
• حيرة: من يسأل، وعلى أي قناة، وهل سيصله رد حقيقي أصلاً

في هذه الأثناء، تبقى الجامعات التي يقارنونها بجامعتكم على تواصل معهم. رسائل شخصية. ردود سريعة. محادثات حقيقية عن الحياة في الحرم الجامعي كما هي فعلاً. وحين يحين الموعد النهائي، يكون الطالب قد حسم قراره. ورسالة قبولكم ما زالت بلا رد في صندوق البريد.

مشكلة التسرب الصيفي بالأرقام

يمتد النطاق في دراسة Castleman وPage من 8% إلى 40%، وهو نطاق واسع لأن التسرب يختلف باختلاف الطلاب أنفسهم. فطلاب الجيل الأول في الجامعة، والطلاب من الأسر الأقل دخلاً، يبتعدون في هذه الفترة أكثر من غيرهم. هم الأكثر عرضة لأن تبقى أسئلتهم العملية بلا إجابة. والأكثر عرضة للشعور بالغربة مع حلول أغسطس.

نحن لا نتحدث عن تحسين هامشي. خذوا مثالاً توضيحياً: دفعة من 2,000 مقبول. نسبة تسرب تبلغ 15%، وهي ضمن هذا النطاق، تعني 300 مقعد فارغ. وما تخسرونه بضياع دفعة واحدة يفوق بكثير كلفة بناء رحلة حقيقية لما بعد القبول.

الفجوات التي تخفض معدل الالتحاق بعد القبول

تتكرر بضعة أنماط مرة بعد أخرى لدى فرق القبول التي تعاني ضعف معدل الالتحاق:

رسالة قبول واحدة، ثم صمت. يتلقى الطالب ملف PDF بتصميم أنيق، ثم لا شيء لمدة أسبوعين. ويتبدد الزخم الذي صنعه القبول قبل أن يريه لأحد والديه.

متابعات عامة. «تذكير: أكّد التحاقك قبل 1 مايو». تُرسل إلى الجميع. ولا يرد أحد. والطالب الذي كان يحتاج إلى طمأنة محددة بشأن تجديد منحته يتلقى الرسالة نفسها التي يتلقاها طالب كان يحتاج إلى دعم في التأشيرة.

لا شخص يعود إليه الطالب. تذهب الأسئلة إلى بريد عام يستغرق 3 أيام ليرد. وبحلول ذلك، يكون الطالب قد وجد جواب سؤاله نفسه عبر رقم واتساب لمسؤول القبول في جامعة منافسة.

لا رؤية مشتركة بين الأقسام. مكتب القبول لا يعرف أن الطالب تواصل أيضاً مع المساعدات المالية. والمساعدات المالية لا تعرف أن مكتب القبول في منتصف محادثة معه حول الدفعة المقدمة. فيكرر الطالب كلامه مرتين، ويستنتج أن لا أحد يتابعه فعلاً.

القناة الخطأ. الطلاب يعيشون على واتساب. رسالة القبول تصلهم. والتذكيرات لا تصل.

كل فجوة تبدو صغيرة. لكنها مجتمعة تقول للطالب إن المؤسسة لم تكن منتبهة إليه حقاً. والطالب الذي يشعر في مرحلة القبول بأن أحداً لا يراه، هو الطالب الذي يتسرب في أغسطس.

ما الذي يميز فرق القبول التي ترفع معدل الالتحاق بعد القبول

3 أمور، تلتزم بها دائماً.

متابعات في وقتها. لا رسالة واحدة بعد القبول، بل سلسلة مخططة تسير بإيقاع فترة القرار الطبيعية. اليوم 1. اليوم 3. اليوم 10. اليوم السابق للموعد النهائي للدفعة المقدمة. واتساب. رسائل نصية. بريد إلكتروني. ومكالمة صوتية في اللحظات المهمة. كل تواصل مرتبط بلحظة محددة في رحلة قرار الطالب.

خطوات تالية واضحة. كل رسالة تخبر الطالب بما عليه فعله بعد ذلك، ومتى. بلا غموض. بلا «سجّل دخولك إلى البوابة». رابط مباشر، وطلب مباشر، وجهة اتصال مباشرة. يكفي الطالب العبء الذهني لاختيار جامعة. فلا تضيفوا إليه عبء البحث عن طريقة تأكيد التحاقه.

رحلات منظمة. تجربة المقبول مصممة، لا مرتجلة. مسؤول القبول يتواصل في اللحظة المناسبة. والمساعدات المالية تتابع قبل أن يضطر الطالب إلى السؤال. ودعوة زيارة الحرم الجامعي تصل حين يكون الطالب أقرب ما يكون إلى قول «نعم». الرحلة تتبع مرحلة الطالب، لا تقويم المؤسسة.

رحلة نموذجية لما بعد القبول تستحق أن تبنوها

• اليوم 0: رسالة القبول، ومعها رقم واتساب المباشر لمسؤول القبول، لا رابط بوابة.
• اليوم 1: فيديو ترحيب شخصي من العميد. دقيقتان، باسم الطالب.
• اليوم 3: تفاصيل المساعدات المالية تصل استباقياً، قبل أن يحسب الطالب بنفسه إن كانت التكاليف في متناوله.
• اليوم 7: دعوة إلى جولة افتراضية في الحرم الجامعي، في موعد يناسب المنطقة الزمنية للطالب.
• اليوم 14: رسالة اطمئنان من مسؤول القبول. وسؤال مفتوح: «ما الأمر الوحيد الذي سيساعدك على قول نعم؟»
• اليوم 21: تواصل مع الأقران. عرّفوا الطالب إلى طالب حالي في التخصص الذي ينوي دراسته.
• اليوم 28: تذكير بالدفعة المقدمة، بصيغة احتفال لا بصيغة موعد نهائي.

لا شيء من هذا بطولي في حد ذاته. البنية هي التي تفوز. والبنية هي بالضبط ما يستحيل الحفاظ عليه مع أنظمة مشتتة.

دور Eduway

بُنيت Eduway لهذه الفترة بالذات.

منصة واحدة تتولى رحلة ما بعد القبول عبر واتساب والرسائل النصية والبريد الإلكتروني والمكالمات الصوتية. ويرى مسؤولو القبول لديكم حالة كل طالب بنظرة واحدة. وينبّه الذكاء الاصطناعي إلى التردد مبكراً، ليتواصل الشخص المناسب مع الطالب قبل أن يصمت. وكل قسم يرى السجل نفسه، فلا يضطر الطالب إلى تكرار كلامه أبداً.

التواصل المنظم يرفع معدل الالتحاق بعد القبول. فحين راسلت جامعة Georgia State المقبولين برسائل نصية عبر مساعد افتراضي يعمل بالذكاء الاصطناعي، انخفض التسرب الصيفي بنسبة 21% بين المقبولين الذين كانوا قد أكدوا التحاقهم بها. وارتفعت احتمالية التحاق هؤلاء فعلاً 3.3 نقطة مئوية (Page وGehlbach، مجلة AERA Open، 2017؛ تجربة عشوائية شملت 1,948 طالباً أكدوا التحاقهم).

تعرفوا إلى Eduway أكثر، أو احجزوا جلسة استكشافية مع فريقنا لتروا كيف يمكن أن يبدو هذا في مؤسستكم.

5 خطوات يمكن لقيادات القبول البدء بها هذا الأسبوع

1. راجعوا الفترة بين القبول والموعد النهائي للدفعة المقدمة. كم مرة تتواصلون مع الطالب؟ وعبر أي قنوات؟
2. ارصدوا كل قناة قد يستخدمها الطالب لطرح سؤال. من المسؤول عن كل منها؟ وما سرعة الرد؟
3. حددوا أكثر 3 أسئلة تثير قلق المقبولين في أسبوعهم الأول. وضمّنوا الرحلة جواباً عنها قبل أن يسألوا.
4. أضيفوا واتساب إلى تواصلكم مع المقبولين. إن كان الطالب يعيش هناك، فيجب أن تكون المحادثة هناك أيضاً.
5. كلّفوا مسؤول قبول واحداً برحلة كل مقبول من أولها إلى آخرها، بدل أن يتولى كل قسم جزءه منها.

باختصار

ما بعد القبول هو المرحلة التي يُكسب فيها الزخم أو يضيع. المؤسسات التي تبقي المحادثة مستمرة هي التي يصل إليها الطلاب في سبتمبر. أما التي تصمت، فتخسر الدفعة التي قبلتها أصلاً.

المصادر

• B. L. Castleman وL. C. Page (2014)، دراسة A trickle or a torrent? Understanding the extent of summer melt among college-intending high school graduates، مجلة Social Science Quarterly.
• L. C. Page وH. Gehlbach (2017)، دراسة How an artificially intelligent virtual assistant helps students navigate the road to college، مجلة AERA Open.